Cómo sacar partido de los sistemas de gestión documental

Cómo sacar partido de los sistemas de gestión documental

Muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. Un trabajador promedio dedica entre un 30% a un 40% de su tiempo en buscar información para completar sus tareas, tanto en papel como en correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores.

 

Es por eso que no es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro usen documentos digitales y soluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.  La documentación en papel no es el problema en sí mismo, pero tampoco ofrece ninguna solución. Ahora presentamos cuatro maneras en las que la gestión documental digital permite mejorar su organización:

 

A través de una solución digital, los empleados pueden acceder fácilmente a la documentación empresarial, con lo que el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

 

Reducción de costes de archivado de documentos y material

La creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 euros al año. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.

 

Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado

Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Además, garantiza el cumplimiento de normativas gubernamentales y del sector, a través de la automatización de procesos de gestión de registros financieros y retención.

 

Continuidad empresarial

La gestión documental garantiza la continuidad de su empresa, aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución precisa para recuperación frente a casos de desastre.

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